Dichiarazioni sostitutive e acquisizione d’ufficio dei dati

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Norma di riferimento - art. 35, comma 3 d. lgv n. 33/2013

Art. 35 – Obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti amministrativi e ai controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l’acquisizione d’ufficio dei dati

3. Le pubbliche amministrazioni pubblicano nel sito istituzionale:

a) i recapiti telefonici e la casella di posta elettronica istituzionale dell’ufficio responsabile per le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43, 71 e 72 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

b) le convenzioni-quadro volte a disciplinare le modalità di accesso ai dati di cui all’articolo 58 del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82;

c) le ulteriori modalità per la tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati nonché per lo svolgimento dei controlli sulle dichiarazioni sostitutive da parte delle amministrazioni procedenti.

Al fine di favorire la corretta applicazione della più recente disciplina in materia di semplificazione e la completa decertificazione nei rapporti tra P.A. e cittadini, si ritiene utile fornire in questo apposito spazio una panoramica della normativa vigente in materia.

Misure organizzative per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi e modalità per la loro esecuzione ai sensi della Direttiva Funzione Pubblica n. 14 del 22 dicembre 2011

La Presidenza del Consiglio dei Ministri con la direttiva n. 14 del 22/12/2011 DFP 0061547 ha comunicato alle Amministrazioni Pubbliche di cui all’art 1 comma 2 del decreto legislativo 30 marzo 2011 n. 165 gli adempimenti urgenti per l’applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive di cui all’art. 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183, che decorrono dal 1° gennaio 2012.

Le certificazioni rilasciate dalla Pubblica Amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati.

Nei rapporti con gli organi della Pubblica Amministrazione e gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive, di cui agli artt. 46 e 47 del DPR n° 445 del 2000 (art. 40, comma 1).

Sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi” (art. 40, comma 2).

Il rilascio di certificati che ne siano privi costituisce violazione dei doveri d’ufficio a carico del responsabile, per espressa previsione della lett. c-bis, comma 2 dell’art. 74 del DPR n° 445 del 2000, introdotta dal citato art. 15 della Legge n° 183 del 2011.

Le Amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d’ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 citati, nonché tutti i dati e i documenti che siano in possesso delle Pubbliche Amministrazioni, previa indicazione, da parte dell’interessato, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato (art. 43, comma 1).

L’art. 72 della legge riporta le responsabilità in materia di accertamento d’ufficio e di esecuzione dei controlli. “1. Ai fini dell’accertamento d’ufficio, le amministrazioni certificanti individuano un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti.

2. Le amministrazioni certificanti, per il tramite dell’ufficio di cui al comma 1, individuano e rendono note, attraverso la pubblicazione sul sito istituzionale dell’amministrazione, le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione.

3. La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio.

4. Costituiscono altresì violazioni dei doveri d’ufficio:

a) la richiesta e l’accettazione di certificati o di atti di notorietà

b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento;

c) la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di nascita.

c-bis) il rilascio di certificati non conformi a quanto previsto all’articolo 40, comma 2“.

Disposizioni

1. Individuazione ufficio responsabile (punto 1, lett. c direttiva n. 14 del 22/12/2011) E’ individuato quale Ufficio Responsabile (d’ora in avanti Ufficio Responsabile) per tutte le attività di cui alla direttiva del Dipartimento della Funzione Pubblica n. 14 del 22/12/2011 l’intero Ufficio di Segreteria del liceo Classico–Scientifico "Ariosto–Spallanzani", coordinato dal DSGA Sig.ra Daniela Veroni.

2. Misure organizzative (punto 1, lett. d direttiva n. 14 del 22/12/2011) Al suddetto Ufficio Responsabile competono tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi, da parte delle amministrazioni procedenti, oltre che della predisposizione delle certificazioni aggiornate alla legge 12 novembre 2011, n. 183. L’Ufficio Responsabile è competente e provvede ad effettuare idonei controlli, anche a campione, delle dichiarazioni sostitutive prodotte dal personale e/o dagli utenti (a norma dell’articolo 71 del DPR 445 del 2000). Qualora i dati dichiarati non siano direttamente reperibili ed accertabili dagli archivi e banche dati delle Amministrazioni certificanti, l’Ufficio Responsabile, ai sensi dell’art. 71 citato, potrà richiedere alle medesime Amministrazioni certificati o conferma scritta di quanto dichiarato con la corrispondenza degli atti ufficiali, anche attraverso strumenti informatici o telematici.

Autocertificazione

E’ riconosciuta ai cittadini la facoltà di presentare, in sostituzione delle tradizionali certificazioni richieste, propri stati e requisiti personali, apposite dichiarazioni sottoscritte (firmate) dall’interessato. La firma non deve essere più autenticata. L’autocertificazione sostituisce i certificati senza che ci sia necessità di presentare successivamente il certificato vero e proprio. La pubblica amministrazione ha l’obbligo di accettarle, riservandosi la possibilità di controllo e verifica in caso di sussistenza di ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto. Vi sono pochi casi, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, in cui devono essere esibiti i tradizionali certificati: pratiche per contrarre matrimonio, rapporti con l’autorità giudiziaria, atti da trasmettere all’estero.

Utilizzo dell’autocertificazione
L’autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive di notorietà sono utilizzabili solo nei rapporti con le amministrazioni pubbliche, intendendo tutte le Amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni universitarie, le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, province, comuni e comunità montane, I.A.C.P., camere di commercio e qualsiasi altro ente di diritto pubblico (compresi gli enti pubblici economici). Sono inoltre utilizzabili nei rapporti con imprese esercenti servizi di pubblica necessità e di pubblica utilità (Poste, ENEL, Telecom, Aziende del Gas, ecc.). L’autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà non possono essere utilizzate nei rapporti fra privati o con l’autorità giudiziaria nello svolgimento di funzioni giurisdizionali.

Dichiarazioni sostitutive presentate da cittadini stranieri
Nel caso in cui le dichiarazioni sostitutive siano presentate da cittadini della Comunità Europea, si applicano le stesse modalità previste per i cittadini Italiani.
I cittadini extracomunitari, residenti in Italia secondo le disposizioni del regolamento anagrafico della popolazione residente, approvato con decreto del Presidente della Repubblica il 30 Maggio 1989, n. 233, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani.

Documento d’identità in sostituzione dei certificati (art. 45 del D.P.R. n. 445/2000)
In occasione dell’accettazione della domanda, è vietato alle amministrazioni pubbliche, ai gestori ed agli esercenti di pubblici servizi, richiedere certificazioni che attestino dati o qualità già contenuti nel documento di identità.
I dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità, hanno lo stesso valore dei corrispondenti certificati.

Produzione di copie autentiche
Documenti e atti presentati in copia autenticata, sono pienamente equipollenti agli originali. L’autenticazione di un documento può essere effettuata dal funzionario competente, dal quale è stato emesso l’originale, da quello presso il quale l’originale è depositato o conservato, o da quello al quale deve essere presentato il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Nel caso in cui si debba presentare all’amministrazione copia autentica di un documento, l’autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o dal dipendente competente a ricevere la documentazione, dietro esibizione dell’originale. In questo caso, la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

Legalizzazione di firme su atti da e per l’estero (art. 33 del D.P.R. n. 445/2000)
Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere all’estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o di altri organi e autorità delegati dallo stesso.
Le firme sugli atti e documenti formati all’estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero.
Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione.
Agli atti e documenti indicati in precedenza, redatti in lingua straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate a cura delle prefetture. Sono fatte salve le esenzioni dall’obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.

Documenti in bollo
Le istituzioni scolastiche potranno rilasciare i certificati soltanto ad uso privato e tali certificazioni devono essere assoggettate ad imposta di bollo (un contrassegno al momento pari ad €. 14,62 per ciascun certificato richiesto, per ogni foglio, composto ex art. 5 comma 1 D.P.R. 642/1972, da quattro facciate) salvo ricorra una delle ipotesi di esenzione dal bollo previste dalla normativa vigente in materia.
La normativa sul bollo, infatti, all’art. 1 della tariffa parte I All. A, annessa al D.P.R. 26/10/1972 n. 642, annovera fra gli atti, documenti e registri soggetti all’imposta di bollo fin dall’origine anche i certificati, estratti di qualunque atto e documento e copie dichiarate conformi all’originale rilasciate da pubblici ufficiali.
Il pubblico ufficiale che rilascia un documento esente, in relazione anche alla solidarietà dell’obbligo del pagamento dell’imposta sancita dall’art. 22 del D.P.R. 642/72, deve indicare sullo stesso l’uso di destinazione o la norma “esentativa”. Infatti, non è rimesso in alcun modo alla discrezionalità degli operatori decidere in merito all’assolvimento o meno dell’imposta di bollo; il cittadino, all’atto della richiesta, è tenuto a indicare l’uso cui il certificato è destinato, consentendo così l’applicazione della normativa vigente in materia di applicazione o meno dell’imposta.

Norme operative
1) Gli operatori delle segreterie scolastiche devono richiedere con esattezza che sia indicato l’uso cui è destinato il certificato richiesto giacché, nel caso di evasione dall’imposta, la responsabilità fra chi emette il certificato e chi lo riceve è solidale (art. 22 D.P.R. 642/72).
2) L’utenza nel richiedere qualsiasi certificato deve obbligatoriamente indicarne l’uso al quale lo stesso è destinato, al fine dì evitare evasione dall’imposta di bollo di cui sarebbe responsabile, oltre l’interessato, anche l’impiegato o il funzionario addetto al pubblico servizio, in qualità di pubblico ufficiale.
3) Non è ammessa la dicitura “rilasciato in esenzione dall’imposta di bollo per gli usi consentiti dalla legge“. Nel caso di esenzione occorre apporre l’espressa indicazione della norma di riferimento (D.P.R. 642/72, dal D.ER. n. 601/73, da leggi speciali successive).
Pertanto le istituzioni scolastiche rilasceranno i certificati, su richiesta dell’interessato, da utilizzare esclusivamente nei rapporti tra i privati, applicando l’imposta di bollo di euro 14,62 per usi diversi da quelli esenti previsti dalla normativa vigente.
L’esenzione da detta imposta di bollo, potrà essere applicata solo se il certificato è destinato ad un uso per il quale il dettato normativo lo preveda.

Principali casi di esenzione dall’imposta di bollo (tabella all. “B“ del D.P.R. 26.10.1972 n. 642):

art. 1 – atti e documenti riguardanti la formazione delle liste elettorali e relativi all’esercizio del diritto elettorale (esenti anche da diritti di segreteria), petizioni ad organi legislativi
art. 2 – elenchi, ruoli e documentazione concernenti l’Ufficio del Giudice Popolare e leva militare
art. 3 – atti relativi a procedimenti penali, di pubblica sicurezza e disciplinare (denunce di smarrimento)
art. 5 – documenti relativi al procedimento di accertamento e riscossione tributi (rimborsi, pagamento tributi, attribuzione CF e P. IVA, detrazioni IRPEF, denunce di successione)
art. 8 – copie e certificati rilasciati nell’interesse di persone non abbienti, atti relativi a sussidi o ammissione a istituti di beneficenza
art. 8 bis – certificati anagrafici richiesti da società sportive
art. 9 – atti e documenti in materia di assicurazioni sociali obbligatorie, pensioni, assegni familiari (INPS) (esenti anche da diritti di segreteria) e lavoro (iscrizione liste collocamento, cessazione rapporto di lavoro, cessione del quinto)
art. 10 – assistenza sanitaria, igiene pubblica
art. 11 – atti e documenti necessari per l’ammissione, frequenza ed esami nella scuola dell’obbligo (esenti anche da diritti di segreteria), scuola materna, asili nido e istruzione secondaria di secondo grado, borse di studio, esonero tasse scolastiche, buoni libro, trasporto alunni e mensa scolastica
art. 12 – controversie relative a pensioni dirette, assicurazioni sociali obbligatorie, assegni familiari, di lavoro, equo canone, ricongiunzione carriera agli effetti contributivi (esenti anche da diritti di segreteria)
art. 13 bis – contrassegno invalidi rilasciato a soggetti la cui invalidità riduce o impedisce le capacità motorie
art. 14 – domande per ottenere certificati di anagrafe, atti e documenti esenti da bollo, certificati del casellario giudiziario
art. 18 – atti e documenti necessari per rilascio o rinnovo di passaporti, carte di identità e documenti equipollenti
art. 21 bis – concessione di aiuti comunitari e nazionali al settore agricolo
art. 23 – documenti relativi a espropriazione per causa di pubblica utilità e pagamento indennità di espropriazione
art. 24 – abbonamenti per trasporto persone
art. 27 bis – atti, documenti, istanze, contratti, copie, estratti certificazioni, dichiarazioni e attestazioni poste in essere o richiesti da organizzazioni non lucrative di utilità sociale (ONLUS).

Certificati scolastici
1 – Certificati alunni: l’art. 7, comma 5 della legge 29/12/1990 n. 405 esenta dall’imposta di bollo “gli atti e documenti concernenti l’iscrizione, la frequenza e gli esami nell’ambito dell’istruzione secondaria di secondo grado, comprese le pagelle, i diplomi, gli attestati di studio e la documentazione similare”.
2 – Certificati di servizio:
a) l’art. 1 della L. n. 370/88 prevede l’esenzione per “documenti presentati ai fini della partecipazione a pubblici concorsi o assunzioni nella PA”
b) per i certificati di servizio utili ai fini pensionistici, si fa riferimento all’art. 9 della tabella sopra riportata.
c) per tutti gli altri fini, tranne che ad uso privato, che devono essere acquisiti direttamente fra pubbliche amministrazioni, ai sensi del secondo comma dell’art. 10 della legge n. 15/1968 e dei commi 2 e 3 dell’ art. 18 della legge n. 241/1990, possono essere redatti senza il pagamento del tributo del bollo nella considerazione che essi non vengono rilasciati all’interessato e che l’art. 16 della tabella allegato B) annessa al DPR. 26 ottobre 1972, n. 642 accorda l’esenzione dell’imposta “a favore di tutti gli atti e documenti scambiati tra le pubbliche amministrazioni ivi elencate”.
L’elenco di amministrazioni di cui al sopra citato art. 16 della Tariffa è tassativo: le certificazioni anagrafiche richieste da soggetti non compresi in tale elenco devono essere assoggettate al tributo del bollo.

Imposta di bollo e diritto di accesso agli atti amministrativi
Per quanto riguarda i bolli da apporre sulle copie dei documenti richiesti a seguito di istanza di accesso agli atti (voti, gare d’appalto, ecc.) l’O.M. 21 maggio 2001, n. 90, art. 39 prevede che: “Accesso ai documenti scolastici
- omissis-
4. Il diritto di accesso si esercita, su richiesta verbale o scritta, non assoggettabile a imposta di bollo, mediante esame e visione degli atti, senza alcun pagamento, o con rilascio di copie conformi con rimborso del costo della produzione: € 0,26 ogni 2 pagine di 1 facciata formato A4 da corrispondere mediante applicazione di marche da bollo ordinarie da annullare con il datario a cura dell’istituto.
5. A richiesta, le copie possono essere autenticate.
6. L’imposta di bollo è dovuta soltanto quando la copia viene spedita in forma autentica.
7. Raccoglimento della richiesta di accesso a un documento o atto comporta anche la facoltà dì accesso agli altri documenti o atti nello stesso indicati o appartenenti al medesimo procedimento”. Dimensione carattere piccoloDimensione carattere medioDimensione carattere grande